Was ist ERP-Software?
Mit einer ERP-Software lassen sich viele Prozesse deutlich verschlanken. Welchen Mehrwert diese Anwendungen darüber hinaus bieten, zeigen wir Ihnen hier.
So gut wie jedes Unternehmen, ganzgleich welcher Branche dieses angehört, hat eine Software im Einsatz, die die täglichen Abläufe organisiert. Ob eine Software zur Verwaltung der Finanzen, eine zur Organisation von Projekten oder eine zur Nachverfolgung von Arbeitszeiten usw.
Eine ERP-Software stellt ein ganzheitliches System alle verschiedenen Anwendungen dar. Die Vorteile, die sich daraus ergeben sind enorm. Dafür ist es jedoch entscheidend, ein ERP-System zu finden, dass zum eigenen Unternehmen passt.
Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von ERP-Software-Systemen werfen und dabei auch auf die Vorteile einer solchen Anwendung für die Praxis eingehen. Zuvor jedoch eine kleine begriffliche Einordnung.
Was ist ERP-Software? – Eine Definition
ERP ist die Abkürzung für den englischen Begriff Enterprise-Resource-Planning und beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens die eigenen Ressourcen so effizient wie nur eben möglich einzusetzen, ohne Verschwendungen oder Engpässe zu produzieren. Dabei gilt es sämtlichen Prozessen im Unternehmen die richtigen Ressourcen in der korrekten Beschaffenheit zur richtigen Zeit zuzuordnen und somit den gesamten Prozessablauf zu sichern.
Ein Unternehmer muss sämtliche Abläufe im Unternehmen zentral planen, steuern und überwachen können. Da moderne Unternehmen über unzählige Prozesse verfügen, eine kaum lösbare Aufgabe. Schließlich gilt es alle Ressourcen stetig im Blick zu haben. Unter Ressourcen werden im unternehmerischen Kontext z.B. das Personal, Werkzeuge, Maschinen, Rohstoffe, Immobilien oder auch finanzielle Mittel verstanden.
Alle Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort
Mit einer ERP-Software werden all diese Ressourcen den richtigen Prozessen zugeordnet. Dazu werden zunächst sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital abgebildet und auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diese haben dann alle Stellen im Unternehmen Zugriff. Alle Abteilungen arbeiten also fortan mit denselben Daten.
Das führt per se zu schnelleren und sicheren Prozessen. Zudem lassen sich auf diese Weise viele Abläufe deutlich effizienter gestalten. Durch die zentrale Speicherung der Daten werden Abteilungsgrenzen überwunden, was dazu führt, dass viele Prozesse deutlich verschlankt und teilweise durch das System automatisiert werden können.
Wie ist eine ERP-Software technisch aufgebaut?
ERP-Systeme sind üblicherweise aus verschiedenen Modulen aufgebaut, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. So finden sich in modernen ERP-Lösungen oftmals Module wie das Dokumentenmanagement-System, HR-Systeme, Kundenbeziehungsmanagement-System, Lagerverwaltung oder auch Produktion an.
Eine Frage der individuellen Ansprüche
Welche Module ein Unternehmen letztlich benötigt und welche nicht, hängt stark von den eigenen Prozessen, der Branchenzugehörigkeit und nicht zu Letzt von den Begebenheiten im Unternehmen ab. Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs der Lösung ergeben sich wesentliche Unterschiede. Auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell mit denen die ERP-Software vom Anbieter angeboten wird, unterscheiden sich die Systeme voneinander.
Im Wesentlichen trifft man hier auf vier verschiedene Modelle mit denen eine Software am ERP-Markt angeboten wird:
- On-Premises ERP-Software
- Cloud ERP-Software
- Gehostete ERP-Software
- Hybride ERP-Software
Klassischerweise erwirbt man beim Anbieter seiner Wahl eine Software und installiert diese auf den hauseigenen Servern. In diesem Fall spricht man auch von der On-Premises-Variante, wobei der Begriff dabei nichts anderes als „in den eigenen Räumlichkeiten“ bedeutet. Das bezieht sich auf den Standort der Server auf denen das System installiert und betrieben wird.
Lokale ERP-Software
Bei einer lokalen ERP-Software wird das System eben auf den hauseigenen Servern betrieben, was den entscheidenden Vorteil hat, dass die verarbeiteten Daten im Haus bleiben. Zudem hat man die Möglichkeit die Software nach eigenem Belieben so anzupassen, wie man es benötigt.
Software-as-a-Service (SaaS)
Demgegenüber steht das Modell des Cloud-Computings. Hier wird die Software aus einer Cloud heraus angeboten. Nutzer erwerben beim Anbieter Lizenzen und können über einen Internetzugang auf das System zugreifen. Der Vorteil hier, es bedarf keiner eigenen Server. Alles was es braucht sind Endgeräte und eine Breitbandverbindung. Doch sind ERP-System aus der Cloud meist weniger individuell Anpassungsfähig und die Daten verlassen das eigene Haus. Hier ergeben sich datenschutzrechtliche Fragen.
Welche ERP-Software ist die richtige?
Für welches Modell man sich letztlich entscheidet, hängt stark von den Begebenheiten und den Zielen des Unternehmens selbst ab. Verfügt das Unternehmen über eine breite IT-Infrastruktur und die nötige Expertise eine ERP-Software eigenständig warten zu können, ist eine lokale Lösung eine valide Option.
Eine Frage der eigenen Ressourcen
Da es vielen Unternehmen eben an jenen Ressourcen fehlt, greifen sie gern auf das Modell der Cloud-ERP zurück. Auch in Bezug auf die Kostenverteilung ergeben sich Unterschiede. Lokale Varianten sind meist mit hohen Anfangsinvestitionen verbunden, während Systeme aus der Cloud über einen monatlichen Beitrag finanzieren.
Vorbereitung auf das ERP-Projekt elementar
Entscheidend bei der Suche nach der passenden ERP-Software für Ihr Unternehmen ist in jedem Fall, dass Sie sich ausreichend Zeit bei der Vorbereitung auf das Projekt nehmen. Es gilt festzustellen wonach Sie eigentlich suchen. Je detaillierte Sie diese Frage beantworten können, desto einfacher gestaltet sich am Ende die Suche und die Implementierung.